Efisiensi SDM: Cara Menurunkan Biaya Tanpa Menurunkan Kinerja Tim

Cara mengurangi biaya tenaga kerja sebaiknya tidak langsung diterjemahkan menjadi pengurangan jumlah karyawan, pemotongan benefit, atau menekan kenaikan gaji. Dalam banyak perusahaan, sumber pemborosan justru berada pada overtime yang tidak terkendali, turnover tinggi, pembagian pekerjaan yang tidak seimbang, proses manual, struktur organisasi terlalu panjang, hingga perekrutan yang tidak sesuai kebutuhan.

Karena itu, perusahaan perlu melihat biaya tenaga kerja sebagai bagian dari sistem operasional. Targetnya bukan sekadar membuat payroll lebih kecil, tetapi mendapatkan output yang lebih baik dari setiap rupiah yang dikeluarkan untuk tenaga kerja.

Data Badan Pusat Statistik menunjukkan rata-rata upah/gaji buruh, karyawan, dan pegawai di Indonesia pada Februari 2026 mencapai sekitar Rp3,29 juta per bulan. Besarnya berbeda antar industri; misalnya sektor aktivitas keuangan dan asuransi mencatat rata-rata sekitar Rp5,05 juta, sedangkan pertambangan dan penggalian sekitar Rp4,95 juta.

Namun, gaji hanyalah satu bagian dari total workforce cost. Perusahaan juga menanggung biaya lembur, tunjangan, jaminan sosial, recruitment, onboarding, pelatihan, ketidakhadiran, turnover, hingga waktu manajerial yang digunakan untuk mengatasi kekurangan tenaga kerja.

Artinya, ruang efisiensi sebenarnya jauh lebih luas daripada sekadar menekan gaji.

Mengapa Biaya Tenaga Kerja Bisa Membengkak?

Kenaikan biaya tenaga kerja tidak selalu berarti perusahaan memiliki terlalu banyak karyawan. Masalahnya bisa berasal dari cara tenaga kerja direncanakan dan dikelola.

Misalnya, perusahaan memiliki jumlah karyawan yang cukup, tetapi sebagian divisi terus melakukan overtime karena distribusi pekerjaan tidak merata. Pada kasus lain, perusahaan terus merekrut orang baru karena tingkat turnover tinggi. Ada pula organisasi yang memiliki terlalu banyak proses administratif sehingga karyawan menghabiskan waktu untuk pekerjaan berulang yang sebenarnya dapat disederhanakan.

Secara sederhana, perusahaan dapat melihat total biaya tenaga kerja melalui komponen berikut:

Total Labor Cost = Payroll + Benefit + Overtime + Recruitment + Training + Turnover Cost + Absenteeism Cost + External Workforce Cost

Dengan pendekatan tersebut, HR dan manajemen bisa mengetahui sumber biaya yang benar-benar perlu dibenahi.

Cara Mengurangi Biaya Tenaga Kerja Secara Efisien

1. Mulai dengan Audit Workforce Cost

Sebelum menjalankan program efisiensi, perusahaan perlu mengetahui posisi awalnya. Jangan hanya melihat total payroll. Pecah biaya berdasarkan divisi, posisi, aktivitas, dan jenis pengeluaran.

Beberapa metrik yang dapat diperiksa antara lain:

• labor cost terhadap revenue;
• revenue per employee;
• overtime cost;
• absenteeism rate;
• employee turnover;
• cost per hire;
• time to fill;
• jumlah karyawan per fungsi;
• produktivitas per tim;
• rasio supervisor terhadap anggota tim.

Dari sini perusahaan bisa menemukan pola.

Sebagai contoh, biaya payroll mungkin masih sesuai anggaran. Namun, biaya overtime meningkat 30% dalam enam bulan. Dalam kondisi seperti ini, menambah atau mengurangi karyawan belum tentu menjadi jawaban. Perusahaan perlu mencari penyebab overtime terlebih dahulu.

2. Perbaiki Workforce Planning

Workforce planning membantu perusahaan menentukan berapa banyak tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan untuk menjalankan operasional.

Perencanaan ini sebaiknya mempertimbangkan workload, proyeksi penjualan, jam operasional, seasonality, tingkat produktivitas, hingga rencana ekspansi.

Misalnya, kebutuhan tenaga kerja meningkat hanya pada periode tertentu. Perusahaan tidak selalu harus menambah banyak karyawan tetap. Alternatif seperti tenaga kontrak, project-based worker, outsourcing pada fungsi tertentu, atau pengaturan jadwal dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

Dengan demikian, perusahaan dapat menyesuaikan kapasitas tenaga kerja dengan beban kerja yang sebenarnya.

3. Kendalikan Overtime dari Akar Masalahnya

Overtime sering dianggap sebagai biaya normal. Padahal, jika terjadi terus-menerus, overtime bisa menjadi tanda adanya masalah operasional.

Periksa penyebabnya.

Apakah workload terlalu tinggi? Lalu, apa proses approval terlalu panjang? Dan apakah jumlah orang tidak sesuai kebutuhan? Atau justru produktivitas tim rendah?

Setelah penyebab ditemukan, perusahaan dapat melakukan redistribusi pekerjaan, memperbaiki jadwal kerja, menyederhanakan approval, atau memperbaiki kapasitas tim.

Dengan cara ini, penghematan tidak berasal dari melarang karyawan lembur, melainkan dari mengurangi kebutuhan lembur yang sebenarnya dapat dihindari.

4. Tingkatkan Produktivitas Sebelum Mengurangi Headcount

Salah satu kesalahan dalam efisiensi tenaga kerja adalah langsung melihat jumlah orang.

Padahal, pertanyaan yang lebih tepat adalah: berapa besar output yang dihasilkan oleh tenaga kerja yang tersedia?

Riset Gallup terhadap lebih dari 3,35 juta karyawan di 90 negara menemukan hubungan yang konsisten antara employee engagement dan berbagai indikator kinerja bisnis. Business unit dengan engagement kuartil atas mencatat median produktivitas penjualan 18% lebih tinggi dan produktivitas berbasis output sekitar 14% lebih tinggidibandingkan kelompok kuartil bawah.

Karena itu, program pengembangan manajer, kejelasan target, pemberian feedback, peningkatan kompetensi, dan desain pekerjaan yang baik sebenarnya juga dapat menjadi strategi pengendalian labor cost.

Perusahaan menghasilkan output yang lebih besar tanpa harus meningkatkan jumlah tenaga kerja dalam proporsi yang sama.

5. Kurangi Turnover yang Tidak Perlu

Turnover juga memiliki biaya.

Ketika seorang karyawan keluar, perusahaan mungkin perlu mengeluarkan biaya untuk recruitment, seleksi, onboarding, training, dan masa adaptasi karyawan baru. Selain itu, tim yang ditinggalkan sering harus menanggung workload tambahan sampai penggantinya bergabung.

Menariknya, penelitian Gallup yang sama menemukan business unit dengan engagement tinggi memiliki turnover sekitar 21% lebih rendah pada organisasi dengan turnover tinggi dan sekitar 51% lebih rendah pada organisasi dengan tingkat turnover relatif rendah.

Artinya, retention bukan hanya isu employer branding atau employee experience. Retention juga berkaitan langsung dengan efisiensi biaya.

Namun, perusahaan tidak perlu mempertahankan semua karyawan dengan cara apa pun. Fokusnya adalah mengurangi regrettable turnover, yaitu keluarnya karyawan berkinerja baik atau memiliki kompetensi yang sulit digantikan.

6. Sederhanakan Pekerjaan Administratif

Tidak semua pekerjaan membutuhkan penambahan tenaga kerja.

Terkadang masalahnya adalah terlalu banyak aktivitas manual.

HR, finance, sales, customer service, hingga operasional sering memiliki aktivitas berulang seperti input data, pembuatan laporan, approval, scheduling, administrasi dokumen, atau rekapitulasi.

Karena itu, sebelum membuka posisi baru, perusahaan dapat mengajukan tiga pertanyaan:

Apakah proses ini masih diperlukan?

Lalu, apakah prosesnya bisa dibuat lebih sederhana?

Apakah sebagian aktivitasnya bisa diotomatisasi?

Automation tidak selalu membutuhkan sistem mahal. Standardisasi template, integrasi aplikasi, dashboard otomatis, atau pengurangan tahapan approval pun dapat mengurangi jam kerja administratif.

Hasilnya, karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang memberikan kontribusi langsung pada bisnis.

7. Periksa Struktur Organisasi dan Span of Control

Biaya tenaga kerja juga dapat membesar karena desain organisasi.

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki terlalu banyak layer antara staf dan pimpinan. Akibatnya, proses pengambilan keputusan menjadi panjang sekaligus menambah biaya posisi managerial.

Perusahaan dapat mengevaluasi:

• apakah setiap level manajemen memiliki fungsi yang jelas;
• apakah terdapat pekerjaan yang tumpang tindih;
• apakah terlalu banyak supervisor dengan jumlah anggota tim sedikit;
• apakah terdapat posisi dengan scope yang hampir sama;
• apakah keputusan sederhana membutuhkan terlalu banyak approval.

Namun, struktur yang lebih ramping bukan berarti semua fungsi harus digabung. Perubahan tetap perlu mempertimbangkan workload, kompleksitas pekerjaan, risiko operasional, dan kemampuan manajer.

8. Optimalkan Compensation and Benefit

Efisiensi kompensasi bukan berarti menurunkan gaji.

Perusahaan dapat memperbaiki struktur remuneration dengan melihat internal equity, external competitiveness, pay range, variable pay, dan benefit utilization.

Sebagai contoh, perusahaan mungkin memiliki benefit dengan biaya besar tetapi pemanfaatannya rendah. Di sisi lain, karyawan justru lebih menghargai benefit lain yang biayanya lebih terkendali.

Selain itu, perusahaan dapat menghubungkan sebagian komponen insentif dengan pencapaian bisnis atau produktivitas apabila sesuai dengan karakter pekerjaan.

Meski demikian, perubahan kebijakan pengupahan perlu memperhatikan regulasi yang berlaku. PP Nomor 49 Tahun 2025, yang berlaku sejak 17 Desember 2025 sebagai perubahan kedua atas PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, antara lain membahas perlindungan hak pekerja, upah minimum, serta penerapan struktur dan skala upah yang objektif.

Karena itu, efisiensi biaya sebaiknya tetap berjalan bersama kepatuhan terhadap regulasi, perjanjian kerja, serta kebijakan perusahaan.

9. Kelola Absenteeism dengan Lebih Serius

Absenteeism sering terlihat sebagai masalah kehadiran. Padahal, dari sisi bisnis, absenteeism juga meningkatkan biaya tenaga kerja.

Ketika orang tidak hadir, perusahaan mungkin perlu mengalihkan workload, membayar overtime, menggunakan tenaga pengganti, atau menerima penurunan output.

Gallup menemukan bahwa business unit dengan employee engagement kuartil atas memiliki median absenteeism 78% lebih rendah dibandingkan business unit pada kuartil terbawah.

Oleh sebab itu, perusahaan perlu mencari alasan di balik absenteeism.

Masalahnya mungkin berasal dari penjadwalan, beban kerja, hubungan dengan atasan, kondisi pekerjaan, kebijakan internal, atau faktor lain.

Dengan memahami penyebabnya, HR dapat memilih intervensi yang lebih tepat daripada sekadar memperketat aturan absensi.

Jangan Hanya Mengejar Penghematan, Ukur Dampaknya

Program pengurangan biaya tenaga kerja perlu dinilai dari dua sisi: saving dan business impact.

Misalnya, perusahaan berhasil mengurangi labor cost sebesar 8%. Angka tersebut terlihat positif. Namun, apabila customer complaint meningkat, lead time menjadi lebih panjang, turnover karyawan terbaik naik, atau penjualan turun, penghematan tersebut mungkin menghasilkan biaya baru.

Karena itu, setelah melakukan efisiensi, pantau beberapa indikator secara bersamaan:

Cost metrics: labor cost, overtime, recruitment cost, cost per hire.

People metrics: turnover, absenteeism, engagement, productivity.

Business metrics: revenue, output, customer satisfaction, quality, dan profitability.

Dengan pendekatan tersebut, perusahaan tidak hanya mengetahui berapa banyak biaya yang berhasil dipangkas, tetapi juga apakah perubahan tersebut benar-benar membuat organisasi lebih efisien.

Apa yang Sebaiknya Tidak Dilakukan?

Ketika tekanan biaya meningkat, keputusan cepat memang menggoda. Namun, beberapa pendekatan dapat menimbulkan masalah yang lebih besar.

Hindari menjadikan PHK sebagai pilihan pertama sebelum melakukan workforce analysis. Jangan pula mengurangi benefit tanpa mengetahui tingkat penggunaannya atau dampaknya terhadap retention.

Selain itu, jangan memaksakan workload yang sama kepada tim yang lebih kecil tanpa memperbaiki proses kerja. Kondisi tersebut hanya memindahkan biaya dari payroll menuju overtime, burnout, absenteeism, dan turnover.

Yang tidak kalah penting, setiap perubahan terkait upah, struktur kompensasi, hubungan kerja, atau penggunaan tenaga kerja eksternal perlu ditinjau berdasarkan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

Penutup

Cara mengurangi biaya tenaga kerja yang baik bukan tentang mencari tenaga kerja paling murah, tetapi tentang menggunakan tenaga kerja secara lebih produktif.

Perusahaan dapat memulainya dengan audit labor cost, workforce planning, pengendalian overtime, peningkatan produktivitas, pengurangan turnover, penyederhanaan proses, evaluasi struktur organisasi, dan perbaikan sistem compensation and benefit.

Pada akhirnya, biaya tenaga kerja yang sehat bukan selalu biaya yang paling rendah. Yang lebih penting adalah hubungan antara biaya yang dikeluarkan dengan output bisnis yang dihasilkan.

Karena itu, sebelum memotong jumlah tenaga kerja, perusahaan sebaiknya mencari terlebih dahulu di mana biaya benar-benar bocor dan proses mana yang sebenarnya perlu diperbaiki. Pendekatan berbasis data seperti ini membantu HR berperan bukan hanya sebagai pengelola karyawan, tetapi juga sebagai partner bisnis dalam menjaga produktivitas dan pertumbuhan perusahaan.