Downsizing Bukan Rightsizing: Ini Perbedaan yang Perlu HR Pahami

Downsizing dan rightsizing perusahaan sering muncul dalam pembahasan restrukturisasi organisasi, terutama ketika bisnis sedang menghadapi tekanan biaya, perubahan teknologi, pergeseran strategi, atau perubahan kebutuhan tenaga kerja. Sekilas keduanya terlihat sama karena sama-sama dapat berujung pada pengurangan jumlah karyawan. Namun, tujuan dan cara berpikir di balik kedua strategi tersebut berbeda.

Downsizing lebih sering berfokus pada pengurangan ukuran organisasi, termasuk jumlah tenaga kerja, untuk menekan biaya atau merespons kondisi bisnis tertentu. Sementara itu, rightsizing mempunyai cakupan yang lebih luas: perusahaan berusaha mendapatkan jumlah, komposisi, keterampilan, dan struktur tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini maupun di masa depan.

Perbedaannya terlihat sederhana. Akan tetapi, bagi HR dan manajemen, memahami keduanya penting karena keputusan terkait struktur organisasi dapat memengaruhi biaya, produktivitas, engagement, kemampuan perusahaan menjalankan strategi, hingga kepercayaan karyawan.

Mengapa Topik Downsizing dan Rightsizing Semakin Relevan?

Perubahan kebutuhan tenaga kerja tidak selalu terjadi karena bisnis sedang mengalami penurunan.

Teknologi, otomatisasi, perubahan perilaku konsumen, ekspansi bisnis, merger, restrukturisasi, hingga munculnya kompetensi baru dapat mengubah jenis pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan.

Future of Jobs Report 2025 dari World Economic Forum memperkirakan perubahan struktural pasar tenaga kerja akan memengaruhi sekitar 22% pekerjaan saat ini hingga 2030. Sekitar 170 juta pekerjaan diperkirakan tercipta, sementara 92 juta pekerjaan lainnya berpotensi tergeser. Secara keseluruhan masih terdapat pertumbuhan bersih sekitar 78 juta pekerjaan.

Artinya, tantangan perusahaan bukan sekadar mempunyai karyawan lebih banyak atau lebih sedikit.

Pertanyaan yang lebih penting adalah: apakah perusahaan mempunyai struktur, jumlah tenaga kerja, dan kompetensi yang sesuai dengan arah bisnisnya?

World Economic Forum juga menemukan bahwa 70% perusahaan yang disurvei berencana merekrut tenaga kerja dengan keterampilan baru yang sedang dibutuhkan. Pada saat yang sama, 51% berencana memindahkan karyawan dari pekerjaan yang menurun ke posisi yang berkembang, sedangkan 41% memperkirakan pengurangan tenaga kerja karena keterampilan tertentu menjadi kurang relevan.

Data tersebut menggambarkan bahwa transformasi tenaga kerja tidak selalu identik dengan PHK. Rekrutmen, redeployment, reskilling, perubahan struktur, dan pengurangan posisi dapat berlangsung secara bersamaan.

Apa Itu Downsizing?

Dalam konteks ketenagakerjaan, downsizing merupakan strategi yang secara sengaja mengurangi ukuran tenaga kerja organisasi.

SHRM menjelaskan employment downsizing sebagai strategi manajemen proaktif untuk mengurangi ukuran tenaga kerja. Prosesnya dapat dilakukan melalui berbagai pendekatan, seperti attrition, pensiun dini, voluntary severance, maupun layoffs.

Dengan demikian, downsizing sebenarnya tidak selalu berarti perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja secara massal.

Contohnya, perusahaan dapat:

• tidak mengganti karyawan yang mengundurkan diri;
• menutup posisi tertentu;
• menawarkan program pensiun dini;
• melakukan hiring freeze;
• menggabungkan beberapa pekerjaan;
• mengurangi unit atau fungsi tertentu;
• melakukan pengurangan tenaga kerja ketika dibutuhkan.

Biasanya, downsizing dilakukan ketika organisasi perlu mengurangi biaya atau menyesuaikan kapasitas bisnis dengan kondisi baru.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin mempunyai lima unit operasional, tetapi permintaan pasar turun dan perusahaan hanya membutuhkan tiga unit. Dalam kondisi tersebut, struktur organisasi sebelumnya menjadi terlalu besar dibandingkan aktivitas bisnis yang tersedia.

Apa Itu Rightsizing?

Rightsizing mempunyai orientasi yang sedikit berbeda.

Rightsizing adalah proses menyesuaikan ukuran, struktur, dan komposisi organisasi agar sejalan dengan kebutuhan bisnis.

Karena itu, rightsizing tidak harus menghasilkan organisasi yang lebih kecil.

Perusahaan bahkan dapat mengurangi tenaga kerja pada satu fungsi sambil merekrut lebih banyak orang pada fungsi lain.

Misalnya, perusahaan mengurangi pekerjaan administratif karena otomatisasi. Namun, pada waktu yang sama, perusahaan merekrut data analyst, digital marketer, software engineer, atau customer experience specialist.

Jumlah karyawan keseluruhan mungkin tetap sama. Akan tetapi, komposisinya berubah.

Definisi modern tentang rightsizing juga menekankan penyesuaian jumlah tenaga kerja, struktur, skill mix, tanggung jawab pekerjaan, dan distribusi sumber daya agar organisasi lebih sesuai dengan tujuan bisnis.

Jadi, fokus rightsizing bukan pertanyaan:

“Berapa banyak orang yang harus dikurangi?”

Melainkan:

“Struktur dan tenaga kerja seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan?”

Downsizing dan Rightsizing Perusahaan: Apa Perbedaannya?

Keduanya dapat melibatkan pengurangan karyawan. Namun, dasar pengambilan keputusannya berbeda.

Karena itu, tidak semua rightsizing adalah downsizing.

Sebaliknya, downsizing dapat menjadi salah satu tindakan dalam proses rightsizing jika analisis menunjukkan perusahaan memang mempunyai tenaga kerja berlebih pada fungsi tertentu.

Mengapa Perusahaan Melakukan Downsizing?

Ada berbagai kondisi yang dapat mendorong perusahaan mengurangi ukuran tenaga kerja.

1. Tekanan Finansial

Ketika pendapatan menurun atau biaya terlalu tinggi, payroll menjadi salah satu komponen biaya yang sering mendapat perhatian.

Perusahaan kemudian mencoba menyesuaikan kapasitas organisasi dengan kemampuan finansial.

Namun, pengurangan karyawan sebaiknya tidak dipandang sebagai satu-satunya cara menurunkan biaya.

2. Penurunan Permintaan

Ketika volume bisnis menurun secara permanen, perusahaan mungkin tidak lagi membutuhkan kapasitas tenaga kerja sebesar sebelumnya.

3. Merger atau Akuisisi

Penggabungan perusahaan dapat menciptakan posisi yang tumpang tindih.

Misalnya, dua perusahaan yang bergabung mungkin sama-sama mempunyai divisi finance, procurement, marketing, atau HR.

Struktur tersebut kemudian perlu ditinjau kembali.

4. Otomatisasi dan Teknologi

Beberapa pekerjaan dapat berkurang ketika prosesnya diotomatisasi.

World Economic Forum mencatat 73% perusahaan yang disurvei berencana mempercepat otomatisasi proses dan pekerjaan. Selain itu, 41% perusahaan memperkirakan pengurangan tenaga kerja tertentu karena kemampuan AI semakin mampu menjalankan sebagian pekerjaan.

Namun, otomatisasi juga menciptakan kebutuhan kompetensi baru.

Itulah sebabnya keputusan tenaga kerja tidak seharusnya hanya melihat jumlah orang.

Mengapa Perusahaan Melakukan Rightsizing?

Rightsizing biasanya dilakukan ketika terdapat ketidaksesuaian antara kondisi organisasi dengan strategi bisnis.

Misalnya, perusahaan menemukan bahwa:

• beberapa fungsi mempunyai terlalu banyak karyawan;
• fungsi lain justru kekurangan tenaga;
• terdapat pekerjaan yang tumpang tindih;
• struktur organisasi mempunyai terlalu banyak lapisan;
• keputusan bisnis berlangsung lambat;
• kemampuan karyawan tidak lagi sesuai kebutuhan;
• perusahaan membutuhkan kompetensi baru;
• pembagian kewenangan tidak jelas.

Pada kondisi seperti itu, hanya melakukan pengurangan jumlah karyawan belum tentu menyelesaikan masalah.

Perusahaan perlu melihat kembali desain organisasinya.

Deloitte menekankan bahwa organization design perlu menghubungkan struktur, peran, decision rights, governance, dan strategi perusahaan. Artinya, struktur organisasi bukan sekadar mengenai siapa melapor kepada siapa, tetapi juga bagaimana pekerjaan dan keputusan berlangsung.

Apakah Downsizing Selalu Membuat Perusahaan Lebih Efisien?

Tidak selalu.

Secara matematis, mengurangi jumlah karyawan memang dapat menurunkan biaya tenaga kerja. Namun, efisiensi organisasi tidak hanya ditentukan oleh payroll.

Perusahaan juga perlu mempertimbangkan kemampuan menjalankan pekerjaan setelah pengurangan dilakukan.

Jika terlalu banyak posisi dihilangkan, beberapa konsekuensi dapat muncul:

• beban kerja karyawan yang tersisa meningkat;
• kompetensi penting ikut hilang;
• proses menjadi lebih lambat;
• layanan kepada pelanggan menurun;
• karyawan kehilangan kepercayaan terhadap manajemen;
• turnover sukarela meningkat;
• biaya rekrutmen kembali muncul ketika perusahaan ternyata kekurangan tenaga.

Riset yang dipublikasikan Harvard Business Review pada 2024 terhadap 146 perusahaan yang melakukan layoffsmenemukan bahwa engagement, moral, dan loyalitas karyawan dapat membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk pulih setelah pengurangan tenaga kerja.

Temuan tersebut memperlihatkan bahwa efek downsizing tidak berhenti pada karyawan yang keluar.

Karyawan yang tetap berada di perusahaan juga ikut mengalami dampaknya.

Waspadai “Survivor Effect” Setelah Pengurangan Karyawan

Setelah restrukturisasi, manajemen terkadang fokus pada karyawan yang terdampak langsung.

Padahal, orang yang tetap bekerja juga membutuhkan perhatian.

Mereka mungkin mulai bertanya:

“Apakah posisi saya berikutnya?”

“Kenapa orang tersebut yang dipilih?”

“Apakah perusahaan sedang bermasalah?”

“Apakah pekerjaan saya akan bertambah?”

Ketidakpastian seperti ini dapat memengaruhi motivasi dan kepercayaan.

PwC menemukan bahwa 80% karyawan yang disurvei menilai layoffs secara umum dapat berdampak negatif terhadap trust pada perusahaan.

Karena itu, komunikasi setelah restrukturisasi mempunyai peran besar.

Manajemen perlu menjelaskan apa yang berubah, alasan perubahan tersebut, bagaimana organisasi akan bekerja setelahnya, serta apa yang diharapkan dari karyawan yang tetap berada di perusahaan.

Rightsizing Sebaiknya Dimulai dari Analisis Pekerjaan

Kesalahan umum dalam restrukturisasi adalah memulai analisis dari nama orang.

Misalnya:

“Siapa yang bisa dikurangi?”

Padahal, pendekatan organization design sebaiknya dimulai dari pekerjaan.

Pertanyaannya dapat berupa:

• Aktivitas apa yang benar-benar menciptakan nilai?
• Proses mana yang sudah tidak diperlukan?
• Apakah ada pekerjaan yang dilakukan dua unit berbeda?
• Fungsi apa yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi tiga tahun ke depan?
• Kompetensi apa yang sudah tersedia?
• Kompetensi apa yang masih kurang?
• Apakah jumlah layer organisasi terlalu banyak?
• Apakah span of control masih masuk akal?

Setelah desain pekerjaan jelas, perusahaan baru menentukan struktur dan kebutuhan tenaga kerja.

Pendekatan ini membantu mengurangi risiko keputusan yang hanya didasarkan pada jumlah headcount.

Psyche Humanus juga menekankan pentingnya analisis jabatan ketika organisasi menghadapi perubahan strategi, transformasi organisasi, perubahan proses kerja, atau tuntutan kompetisi. Job description dan job specification yang sudah tidak sesuai dapat menimbulkan tumpang tindih tanggung jawab serta mengurangi efektivitas organisasi.

Langkah Dasar Melakukan Rightsizing

Rightsizing sebaiknya dilakukan secara sistematis.

1. Mulai dari Strategi Bisnis

Tentukan arah bisnis terlebih dahulu.

Apa produk utama perusahaan? Pasar mana yang ingin dikembangkan? Fungsi apa yang semakin penting?

Struktur organisasi harus mengikuti strategi, bukan sebaliknya.

2. Petakan Pekerjaan dan Proses

Lihat pekerjaan yang benar-benar dilakukan.

Pada tahap ini, perusahaan dapat menemukan:

• aktivitas duplikat;
• pekerjaan dengan nilai tambah rendah;
• proses yang dapat diotomatisasi;
• posisi dengan tanggung jawab terlalu luas;
• fungsi yang kekurangan sumber daya.

3. Analisis Kompetensi

Jumlah karyawan yang cukup belum tentu berarti organisasi mempunyai kompetensi yang tepat.

Karena itu, lakukan pemetaan kemampuan tenaga kerja saat ini terhadap kebutuhan masa depan.

4. Pertimbangkan Redeployment dan Reskilling

Karyawan pada posisi yang menurun tidak selalu harus keluar.

Jika kompetensinya dapat dikembangkan, mereka dapat dipindahkan ke pekerjaan lain.

Hal ini semakin relevan karena WEF menemukan 51% perusahaan yang disurvei berencana memindahkan pekerja dari peran yang menurun menuju peran yang berkembang.

5. Tentukan Struktur yang Dibutuhkan

Setelah pekerjaan dan kompetensi dipetakan, perusahaan dapat menentukan:

• jumlah posisi;
• reporting line;
• level organisasi;
• span of control;
• kewenangan;
• kebutuhan rekrutmen;
• kebutuhan pengembangan.

Barulah perusahaan dapat melihat apakah sebenarnya terdapat kelebihan atau kekurangan tenaga kerja.

Peran HR dalam Downsizing dan Rightsizing

HR seharusnya tidak hanya bertugas menjalankan keputusan setelah struktur baru selesai dibuat.

HR perlu terlibat sejak tahap analisis.

Beberapa peran penting HR antara lain:

Memberikan workforce data.
HR dapat menyediakan data headcount, turnover, produktivitas, biaya tenaga kerja, kompetensi, kinerja, serta demographic workforce.

Melakukan job analysis.
Data pekerjaan membantu perusahaan membedakan posisi yang benar-benar dibutuhkan dengan posisi yang hanya terbentuk karena struktur lama.

Memetakan kompetensi.
Talent mapping membantu mengetahui siapa yang dapat dikembangkan, dipindahkan, atau dipersiapkan untuk kebutuhan baru.

Menyusun skenario tenaga kerja.
Perusahaan dapat membandingkan beberapa alternatif sebelum menentukan pilihan.

Menyiapkan komunikasi perubahan.
Perubahan organisasi membutuhkan komunikasi yang jelas dan konsisten.

Mengelola dampak terhadap karyawan.
Termasuk memperhatikan engagement, workload, psikologis tim, dan kesiapan manajer setelah perubahan.

Selain itu, setiap keputusan yang berdampak pada hubungan kerja perlu dilaksanakan sesuai regulasi ketenagakerjaan, perjanjian kerja, kebijakan perusahaan, dan proses industrial relations yang berlaku.

Downsizing atau Rightsizing, Mana yang Lebih Baik?

Tidak ada jawaban yang berlaku untuk semua perusahaan.

Jika organisasi memang mempunyai kapasitas berlebih dan membutuhkan pengurangan biaya dalam waktu relatif cepat, downsizing mungkin menjadi salah satu pilihan.

Namun, jika permasalahannya adalah ketidaksesuaian antara struktur, kompetensi, dan strategi bisnis, rightsizing memberikan perspektif yang lebih luas.

Bahkan, dalam praktiknya perusahaan dapat menjalankan keduanya.

Sebagai contoh, sebuah organisasi dapat:

1. mengurangi posisi administratif yang sudah terotomatisasi;
2. memindahkan sebagian karyawan ke fungsi customer experience;
3. memberikan reskilling;
4. membuka posisi data analyst baru;
5. mengurangi satu layer manajemen;
6. memperjelas kewenangan setiap unit.

Secara keseluruhan, jumlah karyawan mungkin turun.

Namun, proses tersebut lebih dari sekadar downsizing karena perusahaan juga mendesain kembali komposisi tenaga kerjanya.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Restrukturisasi

Restrukturisasi dapat gagal ketika perusahaan terlalu fokus pada angka.

Beberapa kesalahan yang perlu diwaspadai antara lain:

• menentukan target pengurangan sebelum menganalisis pekerjaan;
• menggunakan pemotongan persentase yang sama untuk semua divisi;
• menghilangkan posisi tanpa memahami dampaknya terhadap proses;
• tidak mempertimbangkan kehilangan kompetensi;
• komunikasi dilakukan terlalu terlambat;
• manajer tidak dipersiapkan menghadapi perubahan;
• mengabaikan karyawan yang tetap bekerja;
• tidak mengevaluasi workload setelah struktur berubah.

Selain itu, perusahaan perlu berhati-hati agar istilah rightsizing tidak hanya digunakan sebagai nama yang terdengar lebih positif untuk downsizing.

Jika keputusan sebenarnya hanya bertujuan mengurangi headcount, komunikasi yang terlalu membungkus situasi justru berpotensi mengurangi kepercayaan.

Transparansi tetap lebih penting daripada pemilihan istilah.

Dari Headcount Planning Menuju Strategic Workforce Planning

Pembahasan mengenai downsizing dan rightsizing pada akhirnya membawa perusahaan pada konsep yang lebih besar: strategic workforce planning.

Alih-alih menunggu kondisi kelebihan atau kekurangan tenaga kerja, organisasi dapat memperkirakan kebutuhan manusia berdasarkan strategi bisnis.

Misalnya:

Kondisi saat ini → strategi bisnis → pekerjaan masa depan → kompetensi yang dibutuhkan → gap tenaga kerja → tindakan HR.

Tindakannya kemudian tidak harus PHK.

Perusahaan dapat memilih kombinasi:

• recruitment;
• reskilling;
• upskilling;
• redeployment;
• automation;
• outsourcing;
• natural attrition;
• organization redesign;
• atau workforce reduction.

Dengan pendekatan tersebut, keputusan tenaga kerja menjadi bagian dari strategi bisnis, bukan respons spontan ketika biaya mulai meningkat.

Penutup

Downsizing dan rightsizing perusahaan sama-sama dapat menghasilkan perubahan jumlah tenaga kerja, tetapi keduanya mempunyai orientasi berbeda.

Downsizing berfokus pada pengurangan ukuran organisasi. Sementara itu, rightsizing berusaha membuat ukuran, struktur, kompetensi, serta distribusi tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Karena itu, sebelum mengambil keputusan pengurangan karyawan, perusahaan sebaiknya melihat persoalan secara lebih luas. Apakah masalah sebenarnya terletak pada jumlah orang? Struktur organisasi? Proses kerja? Kompetensi? Atau pembagian peran yang sudah tidak sesuai?

Keputusan yang didasarkan pada analisis pekerjaan, strategi bisnis, data tenaga kerja, dan kebutuhan kompetensi akan memberikan dasar yang lebih kuat daripada sekadar mengejar target pengurangan headcount.

Pada akhirnya, organisasi tidak selalu membutuhkan tenaga kerja yang lebih sedikit. Yang dibutuhkan adalah orang, kompetensi, struktur, dan pekerjaan yang tepat untuk menjalankan strategi perusahaan.