Biaya Tenaga Kerja Naik? Ini Strategi yang Bisa Dilakukan HR

Cara menghadapi kenaikan upah minimum menjadi pembahasan penting bagi HR dan manajemen setiap kali pemerintah menetapkan UMP maupun UMK baru. Bagi pekerja, kenaikan upah dapat membantu menjaga daya beli. Sementara bagi perusahaan, perubahan tersebut berarti biaya tenaga kerja perlu dihitung ulang, terutama ketika jumlah karyawan cukup besar atau sebagian besar payroll berada dekat dengan batas upah minimum.

Namun, kenaikan upah minimum sebaiknya tidak langsung dipandang sebagai alasan untuk membekukan rekrutmen, mengurangi jumlah karyawan, atau memangkas benefit. Respons seperti itu memang dapat menekan biaya dalam jangka pendek, tetapi belum tentu menyelesaikan persoalan produktivitas dan struktur pengupahan perusahaan.

Pendekatan yang lebih sehat adalah melihat kembali keseluruhan sistem: berapa dampaknya terhadap payroll, bagaimana posisi gaji antar jabatan, apakah produktivitas sudah sejalan dengan biaya tenaga kerja, serta kompetensi apa yang sebenarnya dibutuhkan bisnis.

Mengapa Kenaikan Upah Minimum Perlu Dipersiapkan?

Perubahan upah minimum mempunyai efek yang lebih luas daripada sekadar menaikkan gaji karyawan yang sebelumnya berada di bawah angka baru.

Perusahaan juga dapat menghadapi salary compression, yaitu kondisi ketika selisih penghasilan antara karyawan baru dan karyawan yang sudah lebih lama bekerja menjadi terlalu kecil.

Contohnya sederhana.

Misalkan gaji seorang operator baru sebelumnya Rp4,7 juta, sedangkan operator senior dengan masa kerja empat tahun menerima Rp5 juta.

Jika upah minimum baru membuat gaji operator baru harus menjadi Rp5 juta, keduanya akhirnya menerima upah yang hampir sama.

Secara hukum dan administratif, perusahaan mungkin telah menyesuaikan batas minimum. Namun, dari perspektif internal equity, muncul pertanyaan baru:

Mengapa karyawan dengan masa kerja, pengalaman, dan kompetensi lebih tinggi mendapatkan penghasilan yang hampir sama?

Karena itu, kenaikan upah minimum tidak seharusnya ditangani hanya dengan mengganti angka pada payroll.

Memahami Aturan Upah Minimum Terlebih Dahulu

Pada saat artikel ini ditulis, salah satu regulasi utama pengupahan adalah PP Nomor 49 Tahun 2025, yang merupakan perubahan kedua atas PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Regulasi tersebut berlaku sejak 17 Desember 2025 dan menjadi dasar kebijakan pengupahan, termasuk formula penyesuaian upah minimum.

Formula penyesuaiannya menggunakan inflasi dan pertumbuhan ekonomi yang dikalikan dengan indeks tertentu atau α. PP 49/2025 menetapkan α dalam rentang 0,50 sampai 0,90, dengan pertimbangan keseimbangan kepentingan pekerja dan perusahaan serta perbandingan upah minimum dengan kebutuhan hidup layak.

Ada satu hal yang juga perlu diperhatikan HR.

Ketentuan pengupahan menyebutkan bahwa upah minimum berlaku bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, pengupahannya berpedoman pada struktur dan skala upah perusahaan.

Artinya, pengelolaan compensation tidak seharusnya berhenti pada pertanyaan:

“Apakah seluruh karyawan sudah menerima gaji di atas UMK?”

Pertanyaan berikutnya adalah:

“Apakah perbedaan upah di dalam perusahaan sudah mencerminkan jabatan, tanggung jawab, masa kerja, kompetensi, dan kontribusi?”

Cara Menghadapi Kenaikan Upah Minimum di Perusahaan

Tidak ada satu strategi yang cocok untuk seluruh perusahaan. Namun, beberapa langkah berikut dapat menjadi dasar sebelum manajemen mengambil keputusan.

1. Hitung Dampaknya terhadap Total Payroll

Mulailah dari data.

HR bersama finance dapat memetakan berapa karyawan yang saat ini:

• berada di bawah upah minimum baru;
• tepat di sekitar upah minimum;
• sedikit di atasnya;
• berpotensi terkena salary compression;
• menerima tunjangan yang terkait dengan komponen upah;
• mengalami perubahan biaya tenaga kerja lainnya.

Jangan hanya menghitung selisih gaji pokok.

Perubahan pengupahan dapat berkaitan dengan berbagai komponen biaya tenaga kerja, sehingga perusahaan perlu membuat proyeksi payroll secara keseluruhan.

Sebagai contoh sederhana:

Jika terdapat 200 karyawan dan kenaikan rata-rata biaya tenaga kerja sebesar Rp300.000 per orang per bulan, tambahan biaya langsungnya dapat mencapai:

Rp300.000 × 200 × 12 = Rp720 juta per tahun.

Angka tersebut baru memberikan gambaran awal. Selanjutnya, finance dan HR perlu melihat dampaknya terhadap margin bisnis serta komponen biaya lainnya.

2. Jangan Menaikkan Gaji dengan Persentase yang Sama

Kesalahan yang sering terjadi adalah menaikkan seluruh gaji dengan persentase yang sama agar prosesnya lebih mudah.

Cara ini memang sederhana, tetapi belum tentu menghasilkan struktur upah yang sehat.

Misalnya, kenaikan upah minimum membuat posisi entry level membutuhkan penyesuaian besar. Posisi supervisor yang sudah jauh di atas minimum belum tentu membutuhkan persentase kenaikan yang sama.

Sebaliknya, perusahaan perlu melihat jarak antargrade.

Pertimbangkan faktor seperti:

• nilai jabatan;
• tanggung jawab;
• tingkat kompetensi;
• masa kerja;
• kinerja;
• kondisi pasar tenaga kerja;
• kemampuan keuangan perusahaan.

Pendekatan tersebut membantu menjaga internal equity sekaligus mengendalikan biaya.

3. Review Struktur dan Skala Upah

Kenaikan upah minimum merupakan momentum yang baik untuk memeriksa kembali struktur dan skala upah.

PP Nomor 49 Tahun 2025 menegaskan bahwa pengusaha wajib menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas, serta golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.

Kementerian Ketenagakerjaan juga pernah melaporkan bahwa dari sekitar 2,6 juta perusahaan yang terdaftar, baru 68.605 perusahaan yang telah menerapkan struktur dan skala upah berdasarkan data yang disampaikan pada akhir 2024. Angka tersebut memperlihatkan bahwa penerapan sistem pengupahan yang terstruktur masih menjadi pekerjaan besar bagi banyak perusahaan.

Struktur upah membantu perusahaan menjawab pertanyaan seperti:

• Berapa nilai minimum dan maksimum untuk setiap grade?
• Seberapa besar jarak antara staf dan supervisor?
• Apakah karyawan berpengalaman masih mempunyai progression yang masuk akal?
• Apakah ada karyawan yang dibayar terlalu rendah dibandingkan nilai jabatannya?
• Apakah ada posisi yang dibayar terlalu tinggi dibandingkan tanggung jawabnya?

Tanpa struktur tersebut, kenaikan UMK dari tahun ke tahun dapat membuat distribusi gaji semakin tidak beraturan.

4. Cek Risiko Salary Compression

Setelah penyesuaian minimum dilakukan, bandingkan gaji karyawan baru dengan karyawan lama.

Perhatikan terutama posisi yang berada satu atau dua level di atas entry level.

Misalnya:

Setelah adjustment, selisih operator baru dengan operator senior hanya Rp50.000.

Situasi seperti ini dapat menimbulkan persepsi ketidakadilan.

Perusahaan tidak selalu harus menaikkan seluruh gaji secara besar-besaran. Namun, perlu ada analisis mengenai pay gap yang masih masuk akal sesuai grade dan kontribusi masing-masing posisi.

5. Hubungkan Kenaikan Biaya dengan Produktivitas

Upah dan produktivitas sebaiknya dibahas dalam satu kerangka.

Regulasi pengupahan saat ini juga memasukkan produktivitas sebagai salah satu aspek dalam struktur dan skala upah.

Perusahaan dapat mulai melihat beberapa indikator seperti:

• revenue per employee;
• output per employee;
• waktu penyelesaian proses;
• overtime;
• error atau rework;
• utilization rate;
• sales per employee;
• biaya tenaga kerja dibandingkan revenue.

Tujuannya bukan membuat karyawan “bekerja lebih keras” hanya karena upah meningkat.

Yang perlu dicari justru proses kerja yang kurang efisien.

Contohnya, tim mungkin menghabiskan waktu untuk pekerjaan administratif yang sebenarnya dapat diotomatisasi. Ada juga kemungkinan dua divisi melakukan pekerjaan serupa atau proses approval melewati terlalu banyak tahapan.

Jika proses tersebut diperbaiki, perusahaan dapat meningkatkan output tanpa selalu menambah jumlah tenaga kerja.

6. Evaluasi Workforce Planning Sebelum Menambah Orang

Ketika bisnis tumbuh, respons yang paling cepat sering kali adalah membuka lowongan baru.

Padahal, kenaikan biaya tenaga kerja membuat workforce planning semakin penting.

Sebelum menambah headcount, tanyakan:

• Apakah pekerjaan ini benar-benar membutuhkan posisi baru?
• Bisakah prosesnya disederhanakan?
• Apakah ada kapasitas dari tim lain?
• Dapatkah teknologi mengambil sebagian pekerjaan administratif?
• Apakah pekerjaan bisa digabung?
• Apakah karyawan saat ini dapat dikembangkan?

Pendekatan ini bukan berarti menerapkan hiring freeze.

Tujuannya adalah membuat setiap penambahan tenaga kerja mempunyai alasan bisnis yang jelas.

7. Jangan Langsung Mengurangi Benefit Karyawan

Ketika payroll meningkat, perusahaan mungkin tergoda memangkas benefit.

Namun, keputusan tersebut perlu dihitung dengan hati-hati.

Gaji hanyalah salah satu bagian dari total reward.

Karyawan juga mempertimbangkan:

• asuransi atau fasilitas kesehatan;
• bonus;
• insentif;
• fleksibilitas kerja;
• program pengembangan;
• fasilitas kerja;
• career development;
• lingkungan kerja.

Mengurangi benefit tanpa melihat nilai yang dirasakan karyawan dapat menurunkan daya tarik perusahaan sebagai employer.

Akibatnya, penghematan biaya dalam jangka pendek dapat berubah menjadi biaya turnover dan recruitment pada periode berikutnya.

8. Evaluasi Komponen Fixed dan Variable Pay

Tidak semua kompensasi harus ditempatkan pada fixed salary.

Untuk posisi tertentu, perusahaan dapat menggunakan kombinasi:

Fixed pay + variable pay berbasis kinerja.

Pendekatan ini dapat digunakan, misalnya, untuk fungsi sales atau pekerjaan dengan output yang relatif mudah diukur.

Kementerian Ketenagakerjaan juga menyoroti konsep position, person, dan performance dalam penyusunan sistem pengupahan. Posisi menggambarkan nilai pekerjaan, person mempertimbangkan faktor individu seperti pendidikan atau masa kerja, sedangkan performance berkaitan dengan hasil kerja.

Namun, skema variable pay harus dirancang dengan indikator yang jelas. Jangan sampai target terlalu sulit, berubah-ubah, atau tidak berada dalam kendali karyawan.

9. Lakukan Scenario Planning

HR tidak perlu menunggu keputusan upah minimum diumumkan untuk mulai menghitung dampaknya.

Buat beberapa skenario.

Misalnya:

Skenario A: kenaikan 5%
Skenario B: kenaikan 7%
Skenario C: kenaikan 10%

Untuk setiap skenario, hitung:

• tambahan payroll;
• dampak terhadap benefit;
• payroll-to-revenue ratio;
• biaya per unit;
• margin;
• kebutuhan price adjustment;
• kebutuhan productivity improvement.

Dengan begitu, ketika angka resmi diumumkan, perusahaan tidak memulai analisis dari nol.

Langkah ini menjadi semakin masuk akal karena formula minimum saat ini mempertimbangkan inflasi dan pertumbuhan ekonomi.

10. Jangan Mengandalkan Upah Minimum sebagai Salary Benchmark

Upah minimum dan market salary adalah dua hal berbeda.

Upah minimum berfungsi sebagai jaring pengaman pengupahan, sedangkan market salary menggambarkan harga tenaga kerja untuk posisi dan kompetensi tertentu.

Seorang software engineer, finance manager, digital marketer, sales manager, atau specialist tertentu dapat mempunyai market rate yang jauh di atas UMK.

Karena itu, perusahaan tetap membutuhkan salary benchmarking.

Bandingkan kompensasi berdasarkan:

• industri;
• ukuran perusahaan;
• lokasi;
• jabatan;
• level;
• kompetensi;
• supply dan demand kandidat.

Tanpa benchmarking, perusahaan mungkin patuh terhadap minimum wage tetapi kesulitan mendapatkan atau mempertahankan talenta.

Perhatikan Kondisi Pasar Tenaga Kerja

Strategi pengupahan juga perlu melihat kondisi ekonomi dan ketenagakerjaan.

Data Badan Pusat Statistik menunjukkan rata-rata upah buruh pada Mei 2026 berada di sekitar Rp3,39 juta per bulan, sementara Tingkat Pengangguran Terbuka tercatat 4,65%.

Pada Juli 2026, inflasi tahunan Indonesia tercatat 2,88%.

Data tersebut tidak dapat digunakan secara langsung untuk menentukan gaji sebuah perusahaan, tetapi berguna sebagai konteks ketika HR membahas daya beli, pasar tenaga kerja, dan perencanaan compensation.

Pada akhirnya, salary decision tetap perlu melihat kondisi perusahaan dan pasar tenaga kerja yang relevan untuk jabatan tertentu.

Bagaimana Menjaga Keadilan antara Karyawan Baru dan Lama?

Ini salah satu tantangan terbesar setelah kenaikan upah minimum.

Bayangkan seorang karyawan sudah bekerja empat tahun dan mendapat beberapa kali kenaikan. Kemudian karyawan baru masuk dengan gaji yang hampir sama karena perubahan UMK.

Secara psikologis, situasi tersebut mudah memunculkan pertanyaan mengenai fairness.

Untuk menguranginya, perusahaan dapat:

1. mengevaluasi posisi karyawan dalam salary range;
2. memperhatikan masa kerja dan kompetensi;
3. menghubungkan progression dengan performance;
4. memperjelas career level;
5. melakukan adjustment bertahap jika terdapat compression;
6. menjelaskan mekanisme pengupahan secara transparan.

Tidak semua karyawan perlu mengetahui gaji setiap orang.

Namun, mereka perlu memahami bagaimana perusahaan menentukan upah.

Komunikasi Sama Pentingnya dengan Angka

Perubahan kompensasi mudah menjadi isu sensitif.

Karena itu, HR perlu menyiapkan komunikasi sebelum mengumumkan perubahan.

Jelaskan hal-hal seperti:

• kapan perubahan berlaku;
• komponen apa yang berubah;
• siapa yang terdampak;
• bagaimana perusahaan menentukan adjustment;
• bagaimana posisi karyawan yang sudah di atas minimum;
• kepada siapa karyawan dapat bertanya.

Manager juga perlu memahami narasi yang sama.

Jika HR mengatakan A tetapi supervisor menjelaskan B, rumor akan lebih cepat menyebar daripada informasi resmi.

Apakah Solusinya Harus Mengurangi Karyawan?

Tidak.

Pengurangan headcount merupakan salah satu opsi dalam workforce management, tetapi seharusnya bukan respons otomatis terhadap kenaikan upah minimum.

Sebelum menuju langkah tersebut, perusahaan dapat mengevaluasi:

• overtime;
• produktivitas;
• proses kerja;
• automation;
• hiring;
• outsourcing;
• struktur organisasi;
• kapasitas tim;
• span of control;
• job duplication;
• profitability masing-masing unit.

Sering kali persoalannya bukan terlalu banyak karyawan, tetapi proses kerja yang tidak efisien.

Karena itu, keputusan workforce sebaiknya dibuat berdasarkan analisis pekerjaan dan data bisnis.

Gunakan Kenaikan Upah sebagai Momentum Memperbaiki Sistem HR

Kenaikan minimum wage sebenarnya dapat menjadi trigger untuk mengevaluasi sistem HR secara lebih menyeluruh.

Perusahaan dapat meninjau kembali hubungan antara:

Job analysis → Job evaluation → Job grading → Salary structure → Performance management → Career progression.

Jika alurnya jelas, keputusan pengupahan menjadi lebih terstruktur.

Sebaliknya, jika seluruh penyesuaian hanya mengikuti angka minimum terbaru, perusahaan berisiko terus melakukan adjustment reaktif setiap tahun tanpa mempunyai salary architecture yang jelas.

Dalam konteks tersebut, pendampingan HR eksternal juga dapat membantu perusahaan meninjau kebijakan SDM, manajemen kinerja, struktur organisasi, hingga kebijakan pengupahan berdasarkan kebutuhan bisnis. Psyche Humanus menyediakan layanan konsultasi HR dengan pendekatan yang disesuaikan dengan kondisi organisasi.

Checklist HR Sebelum Upah Minimum Baru Berlaku

Sebelum menjalankan adjustment, HR dapat menggunakan checklist sederhana berikut:

• Dapatkan angka UMP/UMK yang berlaku.
• Identifikasi karyawan yang terdampak.
• Hitung perubahan total payroll.
• Cek salary compression.
• Review struktur dan skala upah.
• Hitung dampak terhadap budget tahunan.
• Review salary range setiap grade.
• Cek internal equity.
• Lakukan market salary benchmarking.
• Review productivity metrics.
• Buat workforce planning.
• Siapkan beberapa skenario biaya.
• Koordinasikan HR dengan finance dan management.
• Siapkan komunikasi kepada karyawan.
• Review kembali sistem setelah adjustment berjalan.

Checklist tersebut membuat proses penyesuaian lebih terarah daripada hanya memperbarui angka pada payroll.

Penutup

Cara menghadapi kenaikan upah minimum sebaiknya tidak dimulai dengan pertanyaan “biaya apa yang harus dipangkas?”, tetapi dengan memahami dampaknya terhadap keseluruhan sistem pengupahan dan operasional perusahaan.

Mulailah dari analisis payroll. Setelah itu, cek struktur dan skala upah, risiko salary compression, produktivitas, workforce planning, compensation mix, sampai komunikasi kepada karyawan.

Kenaikan upah memang meningkatkan biaya. Namun, respons perusahaan menentukan apakah perubahan tersebut hanya menjadi tekanan terhadap margin atau justru menjadi momentum untuk membangun sistem compensation yang lebih terstruktur.

Pada akhirnya, perusahaan membutuhkan keseimbangan antara kemampuan finansial, produktivitas, fairness bagi karyawan, kepatuhan terhadap ketentuan pengupahan, dan daya saing di pasar tenaga kerja.