Daftar Isi
Sebuah perusahaan bisa memiliki orang-orang yang kompeten, strategi bisnis yang menjanjikan, dan target pertumbuhan yang ambisius. Namun, ketika tidak jelas siapa bertanggung jawab atas apa, siapa mengambil keputusan, dan bagaimana satu fungsi berkoordinasi dengan fungsi lainnya, pekerjaan dapat berjalan jauh lebih rumit dari yang seharusnya.
Masalahnya sering kali bukan terletak pada kemampuan individu, melainkan pada bagaimana organisasi tersebut dirancang.
Di sinilah struktur organisasi memiliki peran penting. Struktur organisasi bukan sekadar bagan berisi nama direktur, manajer, supervisor, dan staf. Lebih jauh dari itu, struktur membantu perusahaan menerjemahkan strategi menjadi pembagian peran, kewenangan, koordinasi, dan akuntabilitas yang lebih jelas.
Bagi Human Resource (HR), Human Capital (HC), business owner, maupun leader, memahami struktur organisasi menjadi semakin penting ketika perusahaan bertumbuh, menambah karyawan, membuka unit baru, atau menghadapi perubahan strategi.
Apa Itu Struktur Organisasi?
Struktur organisasi adalah kerangka yang mengatur bagaimana pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, komunikasi, dan hubungan koordinasi dibagi di dalam sebuah organisasi.
Melalui struktur tersebut, organisasi dapat menentukan siapa yang menjalankan fungsi tertentu, kepada siapa seseorang bertanggung jawab, bagaimana keputusan dibuat, serta bagaimana pekerjaan dari berbagai bagian saling terhubung.
Karena itu, struktur organisasi tidak seharusnya hanya dipahami sebagai organization chart.
Bagan organisasi hanyalah representasi visualnya. Sementara itu, struktur organisasi mencakup hal yang lebih luas, seperti pembagian fungsi, tingkat kewenangan, mekanisme koordinasi, rentang kendali, hingga hubungan antar unit.
Pandangan tersebut sejalan dengan Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), yang menjelaskan bahwa organisation design berfokus pada penyelarasan bentuk dan struktur organisasi dengan strateginya. Proses tersebut bahkan perlu mempertimbangkan sistem, struktur, praktik pengelolaan manusia, penghargaan, pengukuran kinerja, kebijakan, proses, budaya, serta lingkungan organisasi.
Dengan kata lain, struktur yang baik bukanlah struktur yang terlihat paling kompleks. Struktur yang baik adalah struktur yang membantu organisasi menjalankan strateginya secara efektif.
Mengapa Struktur Organisasi Penting?
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki tim marketing, sales, operations, dan customer service. Namun, ketika terjadi keluhan pelanggan, tidak ada kejelasan siapa yang harus mengambil keputusan. Customer service meneruskannya kepada operations, operations menunggu sales, sementara sales menganggap persoalan tersebut menjadi tanggung jawab customer service.
Akibatnya, persoalan sederhana dapat berubah menjadi proses yang panjang.
Struktur organisasi membantu mengurangi situasi seperti ini dengan memberikan kejelasan mengenai beberapa hal berikut:
- siapa bertanggung jawab terhadap pekerjaan tertentu;
- siapa memiliki kewenangan mengambil keputusan;
- bagaimana hubungan antarjabatan dan fungsi;
- bagaimana informasi seharusnya mengalir;
- siapa yang memiliki akuntabilitas terhadap hasil; dan
- bagaimana setiap fungsi berkontribusi terhadap tujuan perusahaan.
Namun, perlu dipahami bahwa kejelasan struktur tidak berarti perusahaan harus menjadi birokratis. Justru, struktur seharusnya memberikan batas dan kewenangan yang cukup jelas agar karyawan dapat bekerja tanpa terus-menerus menunggu arahan.
Kejelasan Peran Berkaitan dengan Kesehatan Organisasi
Pentingnya kejelasan tersebut juga didukung oleh penelitian organisasi.
McKinsey menempatkan role clarity sebagai salah satu praktik fundamental dalam organisasi yang sehat. Dalam organisasi yang sehat, karyawan bekerja dalam struktur yang memberikan kejelasan dan akuntabilitas terhadap tugas serta memahami bagaimana perannya berkontribusi terhadap tujuan organisasi secara lebih luas.
Dalam riset McKinsey lainnya, organisasi dengan tingkat akuntabilitas yang tinggi dilaporkan memiliki probabilitas 76% untuk mencapai organizational health kuartil teratas, lebih dari tiga kali tingkat yang secara statistik diharapkan. Kejelasan peran juga ditemukan sebagai salah satu praktik manajemen yang memiliki pengaruh kuat terhadap organizational health.
Temuan yang lebih baru juga memperkuat hubungan tersebut. McKinsey menyebut organisasi dengan role clarity yang kuat memiliki kemungkinan lebih dari dua kali lipat untuk membangun akuntabilitas karyawan dan hampir lima kali lebih mungkin menjadi organisasi yang sehat.
Artinya, membicarakan struktur organisasi sebenarnya bukan hanya membicarakan kotak dan garis dalam sebuah bagan. Kita sedang membicarakan bagaimana manusia memahami peran dan kontribusinya di tempat kerja.
Fungsi Struktur Organisasi dalam Perusahaan
Struktur organisasi memiliki beberapa fungsi yang saling berhubungan.
1. Memperjelas Pembagian Tanggung Jawab
Setiap posisi perlu mengetahui hasil apa yang menjadi tanggung jawabnya.
Tanpa kejelasan tersebut, dua kondisi sering muncul: beberapa pekerjaan dikerjakan oleh banyak orang sekaligus, sementara pekerjaan lainnya justru tidak memiliki penanggung jawab.
Struktur membantu perusahaan mengurangi area abu-abu tersebut.
2. Menentukan Jalur Koordinasi
Tidak semua pekerjaan dapat diselesaikan dalam satu departemen.
Marketing membutuhkan koordinasi dengan sales. HR berkoordinasi dengan seluruh fungsi. Finance membutuhkan informasi dari berbagai unit. Operations juga dapat bergantung pada procurement, IT, atau fungsi lainnya.
Oleh karena itu, struktur harus mempermudah kolaborasi, bukan justru membangun sekat antarbagian.
3. Memperjelas Wewenang Pengambilan Keputusan
Pertanyaan seperti “siapa yang boleh memutuskan?” terdengar sederhana, tetapi sering menjadi sumber lambatnya proses organisasi.
Struktur yang efektif membantu membedakan keputusan yang dapat dibuat oleh staf, supervisor, manajer, hingga top management.
Hasilnya, pimpinan tidak harus menjadi pusat setiap keputusan kecil.
4. Membangun Akuntabilitas
Ketika tanggung jawab dan kewenangan jelas, organisasi lebih mudah menentukan siapa yang accountable terhadap suatu hasil.
Namun, akuntabilitas tidak cukup hanya melalui job description. McKinsey menekankan bahwa kejelasan peran merupakan perilaku yang perlu terus dikomunikasikan: apa tanggung jawab seseorang, di mana waktunya seharusnya digunakan, keputusan apa yang dapat dibuat sendiri, dan keputusan apa yang perlu dilakukan bersama.
Dengan demikian, struktur organisasi harus “hidup” dalam praktik kerja sehari-hari.
Jenis-Jenis Struktur Organisasi
Tidak ada satu struktur yang paling tepat untuk seluruh perusahaan. Pilihannya bergantung pada strategi, ukuran organisasi, karakter pekerjaan, tingkat kompleksitas, serta kebutuhan koordinasi.
1. Struktur Fungsional
Dalam struktur fungsional, karyawan dikelompokkan berdasarkan fungsi atau spesialisasi.
Contohnya:
- Human Resources
- Marketing
- Sales
- Finance
- Operations
- Information Technology
Struktur ini relatif mudah dipahami dan memungkinkan setiap fungsi membangun spesialisasi yang kuat.
Namun, ketika koordinasi antarbagian tidak dikelola dengan baik, struktur fungsional berpotensi menciptakan silo.
2. Struktur Divisional
Pada struktur divisional, organisasi dibagi berdasarkan produk, wilayah, pasar, atau kelompok pelanggan.
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki:
- Consumer Division
- Corporate Division
- Enterprise Division
Masing-masing divisi dapat memiliki fungsi marketing, sales, dan operations sendiri.
Struktur ini dapat memberikan fokus yang lebih kuat terhadap masing-masing pasar, meskipun konsekuensinya bisa berupa duplikasi sumber daya.
3. Struktur Matriks
Struktur matriks menggabungkan lebih dari satu dimensi pelaporan.
Seorang karyawan, misalnya, dapat memiliki hubungan dengan functional manager sekaligus project manager.
Model ini berguna untuk organisasi yang menangani banyak proyek atau membutuhkan kolaborasi lintas fungsi. Akan tetapi, tanpa kejelasan peran, struktur matriks dapat menimbulkan kebingungan mengenai prioritas dan akuntabilitas.
Penelitian McKinsey terhadap organisasi matriks menemukan adanya manfaat dalam aspek kolaborasi, tetapi pada saat yang sama karyawan dalam struktur matriks dapat mengalami kejelasan ekspektasi yang lebih rendah dibandingkan mereka yang bekerja dalam struktur non matriks.
Karena itu, penerapan struktur matriks perlu disertai mekanisme pengambilan keputusan dan pembagian tanggung jawab yang sangat jelas.
4. Struktur Flat atau Datar
Struktur datar memiliki lapisan manajemen yang lebih sedikit.
Model ini banyak ditemukan pada organisasi yang relatif kecil atau perusahaan yang ingin mempercepat komunikasi dan pengambilan keputusan.
Kelebihannya adalah akses kepada decision maker menjadi lebih singkat. Namun, ketika perusahaan tumbuh, rentang kendali seorang leader dapat menjadi terlalu luas apabila struktur tidak ikut berkembang.
5. Struktur Berbasis Tim atau Proyek
Dalam struktur ini, pekerjaan banyak diorganisasikan berdasarkan tim lintas fungsi atau proyek tertentu.
Model tersebut dapat memberikan fleksibilitas dan mempercepat kolaborasi. Namun, organisasi tetap membutuhkan kejelasan mengenai siapa yang memiliki keputusan akhir, bagaimana sumberdaya dialokasikan, serta siapa bertanggung jawab terhadap hasil.
Apa Ciri Struktur Organisasi yang Efektif?
Struktur organisasi yang efektif tidak dapat dinilai hanya berdasarkan tampilan bagannya.
Pertanyaan yang lebih penting adalah: apakah struktur tersebut membuat pekerjaan menjadi lebih jelas dan mendukung strategi perusahaan?
Beberapa indikator yang dapat diperhatikan antara lain:
Peran dan tanggung jawab jelas
Karyawan memahami bukan hanya daftar tugasnya, tetapi juga hasil yang menjadi tanggung jawabnya.
Wewenang sejalan dengan tanggung jawab
Memberikan tanggung jawab tanpa kewenangan yang memadai dapat menciptakan bottleneck.
Sebaliknya, memberikan kewenangan tanpa akuntabilitas dapat meningkatkan risiko keputusan yang tidak terkontrol.
Jalur komunikasi tidak terlalu panjang
Semakin banyak lapisan yang harus dilewati sebuah informasi atau keputusan, semakin besar kemungkinan proses menjadi lambat.
Tidak terjadi terlalu banyak duplikasi fungsi
Dua posisi yang memiliki sebagian aktivitas serupa belum tentu menjadi masalah. Namun, ketika ownership terhadap hasil yang sama tidak jelas, konflik dan duplikasi kerja dapat terjadi.
Struktur mendukung strategi bisnis
Perusahaan yang mengandalkan inovasi mungkin membutuhkan desain yang berbeda dari organisasi dengan kebutuhan compliance tinggi.
CIPD menegaskan bahwa organisation design pada dasarnya berorientasi pada penyelarasan struktur dengan strategi. Perubahan teknologi, kompetitor baru, maupun perubahan tujuan dan strategi organisasi juga dapat menjadi pemicu perlunya redesign.
Tanda Struktur Organisasi Perlu Dievaluasi
Tidak semua masalah organisasi harus diselesaikan dengan restrukturisasi. Namun, beberapa pola dapat menjadi sinyal bahwa desain organisasi perlu ditinjau kembali.
Misalnya:
- keputusan sederhana selalu naik ke pimpinan tertinggi;
- beberapa jabatan memiliki tanggung jawab yang saling tumpang tindih;
- karyawan tidak mengetahui siapa yang memiliki keputusan akhir;
- konflik antar unit terus berulang;
- satu manajer menangani terlalu banyak bawahan secara langsung;
- terdapat posisi dengan tanggung jawab besar tetapi kewenangan sangat terbatas;
- perusahaan tumbuh cepat tetapi struktur tidak pernah berubah;
- strategi bisnis berubah sementara struktur tetap sama; atau
- kolaborasi antar unit semakin sulit.
Akan tetapi, organisasi sebaiknya tidak langsung merespons setiap persoalan dengan menambah posisi atau mengubah garis pelaporan.
CIPD mengingatkan bahwa redesign yang hanya berfokus pada struktur dan jumlah tenaga kerja tanpa mempertimbangkan aspek kinerja, reward, budaya, maupun cara kerja dapat menjadi tidak efektif dalam jangka panjang.
Dengan demikian, evaluasi perlu dilakukan secara sistemik.
Bagaimana Cara Menyusun Struktur Organisasi?
Membuat struktur organisasi idealnya tidak dimulai dengan pertanyaan, “Siapa menjadi manajer?”
Pertanyaan pertama seharusnya adalah, “Apa yang ingin dicapai organisasi dan pekerjaan apa yang dibutuhkan untuk mencapainya?”
1. Mulai dari Strategi Bisnis
Pahami terlebih dahulu arah perusahaan.
Apakah perusahaan ingin memperluas pasar? Meningkatkan efisiensi? Memperkuat customer experience? Meluncurkan produk baru? Atau melakukan transformasi digital?
Struktur seharusnya mengikuti kebutuhan tersebut.
2. Identifikasi Fungsi Utama
Setelah strategi dipahami, petakan pekerjaan utama yang harus dilakukan.
Sebagai contoh:
Strategi → Fungsi → Aktivitas → Role → Accountability
Pendekatan ini lebih sehat dibandingkan membuat posisi terlebih dahulu kemudian mencari pekerjaan untuk mengisinya.
3. Definisikan Peran dan Akuntabilitas
Selanjutnya, jelaskan outcome utama setiap role.
Bedakan antara:
- pekerjaan yang dilakukan;
- hasil yang harus dicapai;
- keputusan yang dapat dibuat; dan
- pihak yang perlu diajak berkoordinasi.
Langkah ini membantu mengurangi tumpang tindih pekerjaan.
4. Tentukan Hubungan Pelaporan
Setelah role jelas, tentukan reporting line yang paling logis.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan span of control atau jumlah orang yang secara langsung dikelola seorang leader.
Tidak ada satu angka ideal untuk seluruh organisasi. Kompleksitas pekerjaan, pengalaman tim, standarisasi proses, serta kebutuhan supervisi perlu menjadi pertimbangan.
5. Rancang Mekanisme Koordinasi
Organization chart tidak otomatis membuat orang berkolaborasi.
Karena itu, perusahaan perlu menentukan bagaimana koordinasi terjadi, misalnya melalui:
- management meeting;
- cross-functional meeting;
- project team;
- performance review;
- SOP;
- escalation matrix; atau
- decision authority matrix.
6. Komunikasikan kepada Karyawan
Struktur baru yang hanya disimpan dalam file HR tidak akan banyak mengubah organisasi.
Karyawan perlu memahami alasan perubahan, perannya, hubungan kerja yang baru, kewenangan yang dimiliki, serta ekspektasi terhadap hasil.
Gallup menempatkan kejelasan ekspektasi sebagai bagian penting dari employee experience. Bahkan, penelitian Gallup dan Workhuman menunjukkan bahwa karyawan yang sangat setuju bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja dilaporkan 47% lebih kecil kemungkinannya mengalami burnout secara sering dan 23% lebih kecil kemungkinannya mengalami kesulitan work-life balance beberapa kali seminggu atau lebih.
Walaupun temuan tersebut tidak berarti struktur organisasi sendirian menyebabkan penurunan burnout, data tersebut memperlihatkan betapa pentingnya kejelasan ekspektasi dalam pengalaman kerja.
7. Evaluasi Secara Berkala
Struktur yang tepat hari ini belum tentu tetap relevan tiga tahun kemudian.
Bisnis berubah. Teknologi berkembang. Jumlah karyawan bertambah. Strategi bergeser. Karena itu, struktur juga perlu dievaluasi ketika konteks organisasi berubah.
Struktur Organisasi Bukan Hanya Tanggung Jawab HR
HR memang memiliki peran penting dalam organization design. Namun, menyusun struktur seharusnya tidak menjadi pekerjaan HR seorang diri.
CIPD merekomendasikan keterlibatan tim multidisiplin dan karyawan agar perspektif dari berbagai fungsi dapat masuk ke dalam proses organization design. People professionals memiliki posisi penting karena biasanya mempunyai akses terhadap people data sekaligus pemahaman lintas organisasi.
Dengan demikian, pembagian perannya dapat dipahami seperti ini:
Business leader memberikan arah strategi.
HR/HC membantu menerjemahkan strategi tersebut ke dalam desain organisasi dan people practices.
Functional leader memastikan pembagian pekerjaan sesuai realitas operasional.
Karyawan memberikan perspektif mengenai bagaimana pekerjaan sebenarnya dilakukan.
Ketika perspektif tersebut bertemu, struktur yang dihasilkan cenderung lebih dekat dengan kebutuhan nyata organisasi.
Struktur Organisasi dan Human Capital Harus Berjalan Bersama
Struktur yang baik tidak akan otomatis menghasilkan organisasi berkinerja tinggi.
Bayangkan perusahaan telah memiliki organization chart yang rapi, job description yang lengkap, dan reporting line yang jelas. Namun, jika leader tidak mampu mendelegasikan, performance management tidak berjalan, komunikasi buruk, dan budaya organisasi tidak mendukung kolaborasi, struktur tersebut hanya akan menjadi dokumen.
Karena itu, organization design perlu terhubung dengan aspek Human Capital lainnya, seperti:
- job analysis dan job description;
- competency framework;
- performance management;
- leadership development;
- talent management;
- career architecture;
- reward management;
- learning and development;
- organizational culture; serta
- employee engagement.
Pendekatan sistemik tersebut juga sejalan dengan pandangan CIPD bahwa desain organisasi modern tidak hanya memperhatikan mekanisme “keras” seperti struktur, sistem, dan proses, tetapi juga faktor seperti engagement, perilaku, dan budaya.
Penutup
Memahami apa itu struktur organisasi berarti memahami bagaimana perusahaan membagi pekerjaan, kewenangan, tanggung jawab, dan koordinasi agar orang-orang di dalamnya dapat bergerak menuju tujuan yang sama.
Struktur organisasi bukan sekadar kotak-kotak jabatan dalam sebuah bagan. Struktur yang efektif membantu menjawab pertanyaan mendasar: siapa bertanggung jawab terhadap apa, siapa memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan, bagaimana berbagai fungsi bekerja sama, dan bagaimana setiap peran berkontribusi terhadap strategi perusahaan.
Riset mengenai organizational health juga menunjukkan bahwa role clarity dan accountability memiliki hubungan penting dengan bagaimana organisasi bekerja dan berkinerja. Karena itu, ketika perusahaan mengalami pertumbuhan, perubahan strategi, tumpang tindih pekerjaan, atau proses pengambilan keputusan yang semakin rumit, evaluasi struktur organisasi dapat menjadi salah satu langkah yang layak dipertimbangkan.
Namun, perubahan struktur sebaiknya tidak dilakukan sekadar dengan memindahkan kotak pada organization chart. Organisasi perlu melihat strategi, proses, manusia, kewenangan, budaya, serta sistem pengelolaan kinerja sebagai satu kesatuan.
Pada akhirnya, struktur organisasi yang baik bukanlah struktur yang paling banyak tingkatannya atau paling modern bentuknya. Struktur yang baik adalah struktur yang membuat orang memahami perannya, mampu mengambil keputusan pada level yang tepat, bekerja lintas fungsi dengan lebih efektif, dan mengetahui bagaimana kontribusinya mendukung tujuan organisasi.
Bagikan
